Réussir l'implantation de Laylah CRM : tout commence par votre équipe.

Un guide pour les conseillers principaux et les chefs d’équipe.

Réussir l’implantation de Laylah CRM ne se limite pas à importer vos données. C’est d’abord une question de discipline et de collaboration. En fixant des règles claires et des attentes partagées, vous donnez à votre équipe un cadre durable pour tirer le plein potentiel du CRM.

Former le duo gagnant : leader + responsable CRM.

En tant que leader, vous êtes responsable de l’imputabilité et de l’amélioration continue. Même si vous n’êtes pas l’expert technique, c’est à vous de fixer la règle : « Si ce n’est pas dans Laylah, ça n’existe pas ».

Pour vous épauler, désignez un responsable CRM. Cette personne fait le pont entre la technologie et la réalité quotidienne de votre pratique. Le leader garde la vision et l’autorité, le responsable CRM prend en charge l’opérationnel. Ensemble, vous augmentez vos chances d’adoption durable.

Préparer le terrain.

Expliquer le “pourquoi”.

L’usage constant de Laylah n’est pas une contrainte, mais un gain : protection en cas d’audit, temps sauvé, meilleur service client. Donnez des exemples concrets pour convaincre l’équipe.

Adopter dès le départ les bons réflexes.

Implanter Laylah, c’est aussi instaurer de nouvelles habitudes de travail :

• Consignez chaque interaction client dans les 24 h.
• Complétez toujours les champs essentiels (téléphone, date de naissance, statut).
• Connectez vos courriels et calendriers pour centraliser vos suivis.
• Déposez vos notes et documents directement dans Laylah.
• Activez la double authentification pour sécuriser vos accès.

Implanter progressivement.

Adopter Laylah, ça ne se fait pas en une seule journée. La clé, c’est de commencer simple, instaurer des réflexes, puis ajouter de la complexité au fur et à mesure. Cette approche permet à votre équipe de ne pas se sentir submergée et d’ancrer de bonnes pratiques dès le départ.

Étape 1 : Commencer par les bases

Commencez par le strict nécessaire, ce qui fait tourner votre pratique au quotidien.

• Sources de données : connectez vos différentes sources (assureurs, plateformes d’investissement, etc.) afin de regrouper toute l’information au même endroit et éviter les silos.
• Tâches et suivis : utilisez Laylah pour attribuer vos tâches et suivre leur avancement.
• Communications : connectez vos courriels et calendriers pour que tout soit centralisé automatiquement (Google et Microsoft 365).
• Champs essentiels : définissez ensemble vos données minimales à toujours remplir (ex. coordonnées, date de naissance, statut).
• Prise de notes : documentez systématiquement vos échanges et suivis clients dans Laylah pour bâtir un historique clair et démontrable en cas d’audit.

Objectif : que tout le monde prenne l’habitude d’entrer ses informations et de travailler dans Laylah, pas à côté.

Étape 2 : Introduire les pratiques avancées

Quand les bases sont bien en place, ajoutez des pratiques qui amènent plus de rigueur et de visibilité. C’est ici que la conformité devient un réflexe intégré dans vos opérations.

• Conformité : faites une vérification rapide des nouveaux dossiers clients chaque mois et un audit complet chaque trimestre.
• Sécurité : exigez la double authentification ainsi qu’une clé de sécurité, et assurez-vous que personne ne partage ses accès.
• Formation continue : intégrez un 5 minutes “astuce CRM” à vos réunions, organisez des séances de rappel trimestrielles et documentez clairement vos processus.
• Rétroaction : ouvrez un canal simple (Slack, courriel, formulaire) pour que l’équipe propose des améliorations ou signale des problèmes.

Objectif : réduire les risques, améliorer la qualité des données et bâtir une culture de conformité proactive.

Étape 3 : Personnaliser votre utilisation de Laylah

Une fois que l’équipe est à l’aise, adaptez Laylah à votre réalité.

• Clients : segmentez selon vos besoins (prospects, actifs, inactifs, etc.).
• Processus : harmonisez vos méthodes de travail afin que tout le monde suive les mêmes étapes (offre de service, pipeline, etc.).
• Outils : connectez les intégrations utiles.
• Tâches et modèles : configurez des tâches, recommandations et modèles de documents qui reflètent vos façons de travailler.

Objectif : faire de Laylah un reflet fidèle de votre pratique, sans complexifier inutilement.

Suivre un calendrier d’implantation type.

Un bon plan d'implantation permet à votre équipe de rester alignée, de progresser à un rythme réaliste et d'éviter la fatigue du changement. Voici un modèle simple basé sur les pratiques observées dans les cabinets de 1 à 6 personnes. Il peut bien sûr être ajusté selon la taille de votre équipe ou votre niveau d'avancement.

Passer de l’implantation à la réussite.

La réussite avec Laylah n’est pas un événement, c’est une évolution continue. Plus vous cultivez de bonnes habitudes, plus votre pratique devient agile, sécurisée et performante. Le meilleur moment pour commencer? Maintenant.